1. Responsável pelo tratamento
O responsável pelo tratamento dos dados pessoais é a entidade que opera a plataforma Agendix, desenvolvida pela Oxion em Portugal. Para exercer os seus direitos ou esclarecer dúvidas, pode contactar-nos através dos meios disponíveis no site.
2. Dados que recolhemos
Recolhemos e tratamos os seguintes tipos de dados:
Dados da sua conta
- Endereço de email, nome e informação de perfil.
- Dados do negócio, incluindo nome, morada, contactos e horário de funcionamento.
Dados dos clientes do seu negócio
Enquanto utilizador da Plataforma, introduz dados dos seus clientes, como nome, telefone, email, histórico de serviços e agendamentos. A Agendix atua como subcontratante no tratamento destes dados, em nome do seu negócio.
Dados de colaboradores
Informação sobre colaboradores que adicione à Plataforma, incluindo nome, contacto, horários e comissões.
Dados de transações e agendamentos
Registos de agendamentos, vendas, sessões de caixa e despesas, necessários ao funcionamento da Plataforma.
Dados técnicos e de utilização
Endereço IP, tipo de dispositivo, navegador, logs de acesso e utilização da Plataforma, para fins de segurança e melhoria do serviço.
Dados de atribuição de campanhas
Quando um visitante chega à página pública através de uma campanha, podemos recolher parâmetros UTM e identificadores de clique fornecidos pela plataforma de anúncios, como gclid, gbraid, wbraid ou fbclid. Estes dados permitem associar uma marcação à campanha que a originou. A Agendix só envia eventos de medição às plataformas de anúncios quando o cliente aceita expressamente a medição de campanhas durante o agendamento.
Pagamentos: o processamento de pagamentos é efetuado pelo Stripe. A Agendix não tem acesso aos dados bancários completos. Todo o processamento de dados de pagamento é da responsabilidade do Stripe, em conformidade com as suas políticas de privacidade.
3. Base legal e finalidades
Tratamos os seus dados com as seguintes bases legais e finalidades:
- Execução do contrato: prestação do serviço, gestão da conta, faturação e suporte.
- Interesse legítimo: melhoria da Plataforma, segurança, prevenção de fraude e comunicações sobre o serviço.
- Consentimento: quando aplicável, como newsletters, comunicações de marketing ou medição de campanhas publicitárias.
- Obrigação legal: cumprimento de obrigações fiscais e legais.
4. Partilha de dados
Podemos partilhar dados com:
- Subcontratantes: Firebase/Google para armazenamento, autenticação e bases de dados em tempo real; Stripe para pagamentos. Estes prestadores estão contratualmente obrigados a cumprir normas de proteção de dados.
- Plataformas de anúncios autorizadas: quando uma empresa ativa voluntariamente uma integração, partilhamos apenas os dados necessários para medir as conversões dessa empresa, de acordo com o consentimento e a configuração aplicáveis.
- Autoridades: quando exigido por lei ou decisão judicial.
Não vendemos, alugamos nem cedemos os seus dados pessoais a terceiros para fins de marketing.
Integração opcional com o ChatGPT (OpenAI)
Um administrador da empresa ou superadministrador pode autorizar uma ligação de leitura ao ChatGPT. Cada ligação fica limitada à empresa autorizada. Quando o utilizador pede uma consulta no ChatGPT, a Agendix partilha com a OpenAI os campos disponibilizados pela integração: perfil e unidades da empresa, agendamentos, vendas, despesas, catálogo e stock, equipa e dados de clientes, incluindo nomes e contactos quando presentes nos resultados. Esta partilha permite responder às perguntas de gestão do utilizador; não é uma exportação automática de toda a base de dados.
A integração não permite criar, alterar ou eliminar registos, efetuar pagamentos ou enviar mensagens. A Agendix não recebe a palavra-passe da conta ChatGPT. Conserva registos de autorização, identificadores técnicos e registos de acesso para controlar a ligação e a segurança. Os tokens de acesso têm validade de uma hora e os tokens de renovação de 30 dias, podendo ser renovados enquanto a ligação estiver autorizada; estes prazos não significam a eliminação automática dos registos de auditoria, sujeitos à secção de retenção desta política.
O administrador pode revogar a ligação no Assistente da Agendix, interrompendo novas consultas. A revogação não elimina dados já recebidos pela OpenAI nem conversas existentes. O tratamento, a conservação, os controlos de dados e eventuais transferências internacionais no ChatGPT dependem da conta e das políticas da OpenAI. Consulte a Política de Privacidade da OpenAI e os controlos de dados da sua conta. A empresa deve assegurar que está autorizada a partilhar os dados dos seus clientes e colaboradores e limitar os pedidos aos dados necessários.
5. Google Ads e medição de campanhas
Esta funcionalidade é opcional e configurada separadamente por cada empresa. Um administrador da empresa pode ligar a respetiva conta Google Ads através do OAuth da Google. A Agendix solicita o acesso adwords para validar, em modo de leitura, a conta e a ação de conversão escolhidas, e o acesso datamanager para enviar e reconciliar conversões de agendamentos confirmados. A Agendix não cria nem gere campanhas, anúncios, públicos, orçamentos, faturação ou formas de pagamento do Google Ads.
Quando existe consentimento para medição e o agendamento é confirmado com sucesso, o backend pode enviar à conta ligada os identificadores de campanha disponíveis, a data e hora da confirmação, um identificador de transação que evita duplicados e, quando configurados, o valor e a moeda da conversão. Não enviamos à Google o nome, o email ou o telefone do cliente para esta integração.
O refresh token emitido pela Google é cifrado no servidor com isolamento por empresa e nunca é devolvido ao navegador. É conservado apenas enquanto a ligação permanecer autorizada. Ao desligar o Google Ads na Agendix, a credencial local é eliminada e os novos envios são interrompidos; o administrador também pode revogar o acesso diretamente na respetiva Conta Google.
Os dados de atribuição e os registos técnicos de conversão são conservados juntamente com o agendamento apenas durante o período necessário para enviar, reconciliar e auditar a conversão, evitar duplicados, resolver incidentes e cumprir obrigações legais. Quando a conta ou os dados associados são eliminados, estes registos são eliminados ou anonimizados, salvo quando exista um prazo legal de conservação aplicável.
A utilização e a transferência de informações recebidas das APIs Google pela Agendix cumprem a Google API Services User Data Policy, incluindo os requisitos de Limited Use. Os dados Google são utilizados apenas para fornecer e melhorar a funcionalidade de medição pedida pela empresa que ligou a conta.
6. Transferências internacionais
Alguns subcontratantes, como Firebase/Google e Stripe, podem processar dados em servidores fora da União Europeia. Nesses casos, asseguramos garantias adequadas nos termos do RGPD, como cláusulas contratuais tipo, decisões de adequação ou mecanismos equivalentes.
7. Retenção dos dados
Conservamos os dados pessoais durante o tempo necessário à prestação do serviço, cumprimento de obrigações legais e resolução de litígios. Após o cancelamento da conta, os dados podem ser mantidos por período necessário a obrigações fiscais ou legais, após o que serão eliminados ou anonimizados.
8. Os seus direitos
Nos termos do RGPD, tem direito a:
- Acesso: obter confirmação de que os seus dados são tratados e aceder aos mesmos.
- Retificação: corrigir dados inexatos ou incompletos.
- Apagamento: solicitar a eliminação dos seus dados, com as exceções legais.
- Portabilidade: receber os seus dados num formato estruturado e de uso corrente.
- Oposição: opor-se ao tratamento em certas circunstâncias.
- Restrição: limitar o tratamento em determinadas situações.
Para exercer estes direitos, contacte-nos. Tem também o direito de apresentar reclamação junto da Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD): www.cnpd.pt.
Para instruções passo a passo sobre como pedir a eliminação dos seus dados, incluindo integrações autorizadas como a API do WhatsApp Business, consulte a página dedicada: Eliminação de dados.
9. Segurança
Implementamos medidas técnicas e organizativas adequadas para proteger os seus dados contra acesso não autorizado, perda ou alteração, incluindo encriptação em trânsito e em repouso, controlo de acesso e auditorias de segurança.
10. Cookies e tecnologias semelhantes
A Plataforma e o site podem utilizar cookies e tecnologias semelhantes para funcionamento essencial, segurança e análise de utilização. Pode configurar o seu navegador para recusar cookies não essenciais; tal poderá afetar algumas funcionalidades.
11. Alterações
Esta política pode ser alterada para refletir mudanças nas nossas práticas ou na lei. Alterações relevantes serão comunicadas. A data de última atualização encontra-se no início do documento.
12. Contacto
Para questões sobre privacidade ou exercício de direitos, contacte-nos através dos meios indicados no site.
Agendix é um produto feito pela OXION.